его необходимо разрабатывать на каждом предприятии самостоятельно. Журнал ведется с самого начала деятельности компании, поскольку кадровые распоряжения издаются с момента ее учреждения . С его помощью систематизируется вся информация об издаваемых распоряжениях по личному составу в реальном времени и на регулярной основе.

Что такое и для чего нужен журнал учета приказов по личному составу

Журнал учета приказов по личному составу не имеет унифицированного образца, каждое предприятие разрабатывает свой, удобный для заполнения формат. Журнал для регистрации приказов позволяет упорядочить процесс их утверждения.

Поскольку в журнале ведется сквозная нумерация документов в хронологическом порядке, то присвоение порядкового номера каждому из них при регистрации позволит исключить возможность издания распоряжений задним числом. С целью сохранения информации от фальсификации, подлога и неправомерного вмешательства такие журналы в обязательном порядке сшиваются, а каждая страница нумеруется.

Являются ли журналы регистрами?

Согласно п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ информация, содержащаяся в документах первичного учета, должна быть своевременно зарегистрирована и внесена в регистр бухгалтерского учета. Исходя из того, что приказы по личному составу являются ничем иным, как первичным документом по учету кадров, журнал их регистрации также можно отнести к регистрам.

Таким образом, при разработке журнала и его ведении необходимо руководствоваться требованиями, изложенными в пп. 3-8 ст. 10 закона № 402-ФЗ.

Есть ли утвержденная форма?

Поскольку, как уже говорилось выше, для такого регистра не предусмотрена законодательно утвержденная форма, ее можно разработать самостоятельно, но предусмотреть в ней все обязательные реквизиты.

Исчерпывающий список важных для регистров реквизитов указан в п. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ:

• название («Журнал»);
• название фирмы (например, ООО «Стройтехмонтаж»);
• начальная и конечная дата ведения;
• хронологическая группировка кадровых документов;
• должность, Ф. И. О. лица, которое отвечает за ведение журнала, и его подпись (например, «Начальник отдела кадров Закрайний Р. Н.»).

Согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формат журнала утверждается директором предприятия по представлению ответственного за составление/хранение кадровой документации лица (обычно это начальник отдела кадров либо специалист по управлению персоналом).

Журнал может вестись как в бумажном варианте, так и в электронной форме. Но во 2-м случае ответственному за ведение регистра лицу потребуется обладать электронной цифровой подписью (п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ).

Не знаете свои права?

Маркировка типов документов

На предприятиях с большим кадровым документооборотом в журнале целесообразно предусмотреть графу о присвоении приказам определенной маркировки. Так, лишь взглянув на буквенно-цифровой номер распоряжения, зарегистрированного в журнале по учету приказов по личному составу, можно сразу определить характер документа и смысл его содержания. Особенно это актуально для организаций, где ведется один общий журнал для регистрации таких распоряжений.

Приведем примеры маркировки распоряжений по типам:

• ДС — документы с длительным сроком хранения (75 лет);
• О — приказы об отпуске;
• К — приказы о перемещении сотрудников внутри предприятия и извне;
• КВ — приказы о командировках;
• ПР — приказы о поощрении;
• ВН — приказы о взысканиях из-за нарушения трудовой дисциплины.

Предприятия устанавливают свой порядок маркировки документов путем присвоения им буквенно-цифрового порядкового номера. Эти правила, а также сведения о форме журнала и порядке его ведения прописываются в локальном документе, например положении о делопроизводстве.

Особенности ведения журнала учета приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу заводится на предприятии для внесения в него в хронологическом порядке информации об издаваемых распорядительных документах. В связи с тем, что срок хранения различных распоряжений по личному составу может составлять в одних случаях 5, а в других — 75 лет, логичнее будет завести 2 журнала.

Разделение журналов

В одном из журналов будут содержаться сведения обо всех изданных по личному составу приказах, хранить которые следует не дольше 5 лет. К таким документам, в частности, относятся распоряжения:

• о дежурствах:
• отпусках (ежегодных, в связи с обучением и т. д.);
• взысканиях за нарушение трудовой дисциплины;
• краткосрочных командировках (внутренних и зарубежных).

Но большую значимость, несомненно, будет иметь журнал для регистрации распоряжений со сроком хранения минимум 75 лет. Поскольку сведения из таких документов могут понадобиться спустя 40-50 (и больше) лет после издания, то и регистры, в которых они учитываются, также должны храниться не менее 75 лет (п. 258 перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

К документам длительного хранения согласно п. 19б перечня относятся приказы:

• о приеме на работу, внутреннем перемещении, совмещении должностей, переводе на иное место работы, увольнении;
• проведении/назначении аттестации, присвоении чинов, квалификации;
• смене фамилии;
• награждении;
• премировании / назначении выплат / размере оплаты труда;
• отпусках (из-за тяжелых и аналогичных условий работы, без сохранения зарплаты, по уходу за малолетним ребенком);
• дежурствах, связанных с основным видом деятельности;
• командировках (длительных внутри страны и зарубежных, а также любой продолжительности для сотрудников с вредными/опасными/тяжелыми условиями работы).

Внесение исправлений

Исправления в журнале регистрации приказов по личному составу образца 2016 года недопустимы, если они не были санкционированы лицом, ответственным за его ведение. Согласно п. 8 ст. 10 закона № 402-ФЗ около каждого перечеркивания с исправительной записью должна быть проставлена дата и подпись должностного лица, отвечающего за ведение журнала (с указанием должности и Ф. И. О.).

Образец заполнения журнала приказов по личному составу

Представляем примерный образец заполнения журнала приказов по личному составу:

Отсутствие единой формы журнала регистрации кадровых приказов не дает руководителям и сотрудникам HR-подразделений права на полную свободу действий при его разработке. Так, формат журнала должен полностью соответствовать требованиям, предъявляемым для оформления регистров учета первичной бухгалтерской документации, установленным в ст. 10 закона № 402-ФЗ.

Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания. Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье.

Какие документы нужно регистрировать

К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:

• сотрудников;
• о переводах;
• о предоставлении отпусков;
• о поощрении и т. д.

С целью систематизации работы с этими документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, журналов, которые ведутся в организации. Обычно их несколько, и каждая ведется в соответствии с имеющейся номенклатурой дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.

Порядок ведения

Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

• работников компании, ответственных за хранение и ведение;
• замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;
• периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.

Срок хранения журналов составляет 75 лет.

Книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.

Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку.

Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует. Однако рекомендуется вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

• о приеме на работу;
• о предоставлении отпусков;
• о поощрениях;
• об увольнениях.

Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают. У кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов. Когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу

Вести журнал можно как в бумажном, так и в электронном виде. Кому как удобнее, поскольку его содержание предназначено исключительно для работников отдела кадров.

Применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет .

Пример заполнения основного раздела журнала:

Приказы по личному составу - это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Срок хранения - 75 лет.

К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

• О приеме работника (работников) на работу
• О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
• О переводе работника (работников) на другую работу
• О совмещении должностей / профессий
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)
• О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
• О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
• Об изменении фамилии, имени, отчества работника
• О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
• и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности , а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

• О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
• О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
• О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
• О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
• О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. "д" ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций , с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет .

В статье мы уже говорили о том, что внутренние документы регистрируются а) отдельно от внешних (входящих и исходящих), б) отдельно друг от друга. В этой статье рассмотрим отдельно журнал регистрации приказов по основной деятельности. Приказы – особенные документы, и их учет заслуживает повышенного внимания. Сказать журнал в формате.xlsx тоже можно здесь.

Что такое как документ, можно узнать, перейдя по ссылке.

Электронный или бумажный?

Журнал регистрации приказов запросто может быть электронным. Он не подразумевает чьих-либо личных подписей, так что нет никаких причин для того, чтобы вести его строго в бумажном виде. Разве что одна: секретарю посчастливилось работать с директором «старой закалки», который вообще очень болезненно воспринимает электронные документы.

Таким образом, компания вольна сама выбрать форму для журнала регистрации приказов и может вести его как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный журнал, конечно, намного удобнее.

Журнал регистрации приказов: форма и графы

Обязательной формы журнала регистрации приказов нет. Я предлагаю поместить в него следующие графы:

• Номер приказа – ;
• Дата приказа – дата регистрации документа (напоминаю: имеется в виду дата подписания приказа);
• Заголовок – или тема приказа, например «О создании рабочей группы», «Об утверждении регламентов» и т.д.;
• Структурное подразделение – отдел, работник которого стал автором приказа;
• ФИО сотрудника – автор приказа;
• Рассылка – кому рассылается готовый приказ для информации или для исполнения;
• Ссылка – ;
• Примечание – любая сопутствующая информация.

Это – минимальный набор. Можно дополнить эту форму, например, графой «Согласующие лица», если секретарь считает это нужным, а также любой другой графой на ваше усмотрение. В бумажном журнале графа «Ссылка» по понятным причинам отсутствует.

Журнал регистрации приказов по личному составу - это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен и .

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет .

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет

• о перемещении;
• о совмещении;
• , повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
• об изменении фамилии;
• о поощрении, награждении;
• , премировании, различных выплатах;
• все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• об отпусках по уходу за ребенком;
• об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
• о дежурстве по профилю основной деятельности;
• о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

• о дисциплинарных взысканиях;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________ __________________________
должность фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

______________________ _____________________

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе ____

__________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)

«___» ______________20___г.

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.